Resurse

Ai auzit de monday.com, dar încă mai ai nevoie de informații suplimentare care să te ajute să-ți conturezi o idee de ansamblu?

Ei bine, în acest articol vei găsi informații de bază, care să-ți fie un real ajutor în aprofundarea termenilor și conceptelor cheie. Fie că ești lider experimentat sau doar un începător, ghidul de față îți va oferi resursele necesare pentru a deveni un expert în managementul de proiect. Dacă sună bine și ești nerăbdător să afli mai multe, rămâi până la finalul articolului.

Ce este project managementul?

Se spune că ceea ce nu se verifică nu se face. Atunci când vine vorba de task-uri și proiecte, e important ca flow-ul de lucru și progresul să fie înregistrat.

Managementul de proiect sau PM este o abordare esențială pentru planificarea și coordonarea eficientă a proiectelor. Astfel, prin project management te asiguri că toate task-urile sunt gestionate complet de membrii echipei. Un astfel de proces presupune clarificarea obiectivelor, programarea activităților, resurselor și, nu în ultimul rând, monitorizarea progresului. 

Managementul de proiect e important deoarece contribuie la optimizarea eficienței și la minimizarea riscurilor. Prin managementul de proiect:

• proiectele pot fi gestionate într-un timp mai scurt și cu costuri mai mici,
• resursele pot fi alocate în mod adecvat, asigurând că fiecare membru al echipei are sarcinile potrivite și resursele necesare pentru a le finaliza,
• potențialele riscuri pot fi identificate și gestionate într-un mod proactiv. Aceste riscuri pot fi de natură financiară, tehnică sau legate de resurse umane, și pot afecta programul, bugetul sau calitatea proiectului.

Toate aceste părți, împreună, îți oferă siguranța că proiectele sunt în procesul de lucru. Ba chiar, sunt finalizate cu succes. Astfel, clienții tăi sunt mulțumiți și echipa e motivată.

Project managementul este utilizat într-o gamă largă de industrii și domenii, incluzând:

• construcțiile
• tehnologiile
• sănătatea
• finanțele.
•  

Nu este adresat doar managerilor de proiect. Oricine coordonează un set de activități pentru a atinge un obiectiv poate beneficia de principiile și instrumentele project managementului. Acesta este aplicabil atât în organizațiile mari, cât și în cele mici, cu scopuri non-profit sau comerciale. 

Cele 5 etape cheie ale unui Project Management eficient

În orice proiect, indiferent de cât de mare sau mic este, planificarea și gestionarea corectă sunt esențiale pentru succes. Așadar, îți prezint cinci etape importante ale managementului de proiect, pentru a te ajuta să te dezvolți în această direcție:

1. Inițierea: Inițierea este momentul în care obiectivele proiectului. Pentru a te asigura că demarezii cu dreptul, poți să te ghidezi după următoarele întrebări: Ce obiective dorești să atingi cu acest proiect? Ce resurse ai nevoie pentru a începe? Cum vei utiliza bugetul inițial? În esență, trebuie să te asiguri că ai o viziune clară și că te-ai asigurat că ai tot ce îți trebuie pentru a începe.
2. Planificarea. În această etapă, e ca și cum ai face un plan detaliat pentru o călătorie. Trebuie să te asiguri că știi unde mergi, cu cine, de ce resurse ai nevoie și când trebuie să ajungi la destinație. Iată care sunt cei mai importanți pași ai procesului de planificare în managementul de proiect:
   • Definirea obiectivelor proiectului
   • Identificarea resurselor necesare
   • Stabilirea termenelor
   • Crearea unei structuri de dezvoltare a proiectului
   • Alocarea resurselor și responsabilităților
   • Dezvoltarea planului de comunicare
   • Aprobarea și finalizarea planului
3. Execuția: Execuția presupune punerea în practică a planului pe care l-ai dezvoltat în etapa de planificare. Este momentul acțiunii și al construirii proiectului propriu-zis. Trebuie să te asiguri că toate resursele sunt disponibile și că membrii echipei sunt pregătiți să înceapă lucrul.
4. Monitorizarea: În această etapă, monitorizarea constantă a progresului este importantă. Trebuie să urmărești dacă totul merge conform planului și să faci orice ajustări necesare pentru a rămâne pe direcția corectă. Aceasta implică întrebări precum: Ce indicatori de performanță trebuie monitorizați? Cum se compară progresul real cu planul inițial?
5. Închiderea: Etapa finală presupune finalizarea tuturor activităților și predarea produsului final. Această etapă este similară cu momentul în care ajungi la destinație și trebuie să te asiguri că totul este în regulă înainte de a pleca. Aici trebuie să acorzi atenție detaliilor, să finalizezi documentația și să tragi învățăminte din întregul proces.

Așadar, cu aceste cinci etape, vei deveni un expert care va ști exact cum, când și cât să se organizeze, pentru finalizarea proiectului.

4 tipuri de project management

Managementul de proiect implică mai multe abordări diferite, fiecare aducând un plus echipei. Iată câteva dintre tipurile de management de proiect care te vor ajuta:

1. Tradițional: Acest tip de management de proiect implică o abordare secvențială și bine planificată a proiectelor. În acest caz, întregul proiect este planificat în detaliu de la început și până la sfârșit, înainte de a trece la implementare. Este adesea folosit în proiectele cu cerințe stabile, bine definite și care nu necesită ajustări frecvente pe parcurs. Tipul tradițional presupune o abordare liniară a proiectelor. Ele sunt împărțite pe etape ce trebuie finalizate într-o ordine clară. Cu alte cuvinte, nu poți trece la etapa doi până când etapa unu nu este încheiată.
2. Agil: Abordarea agilă este caracterizată de adaptabilitatea sa la feedback și se potrivește ideal pentru dezvoltarea software. Proiectul este împărțit în acțiuni scurte, de obicei de 1-4 săptămâni, ce pot fi adaptate în funcție de priorități. La finalul acestei acțiuni, această parte a proiectului este livrată. Astfel, cerințele sau prioritățile proiectului se pot modifica în mod constant.
3. Lean: Lean este o metodologie de management care se concentrează pe creșterea eficienței în procesele de lucru. Unul dintre principalele obiective ale acestui tip este să identifice și să elimine tot ceea ce nu adaugă valoare în proces. Risipa poate însemna timp sau resurse de orice fel.
4. Matricial: este o metodologie de gestionare a proiectelor în care echipa de proiect este compusă din membri de la diferite departamente sau linii de management. De regulă, membrii păstrează în continuare legătura cu departamentul lor de origine, ceea ce le permite să partajeze cunoștințe și resurse între proiecte.

Cu aceste patru tipuri de management de proiect exemplificate, vei putea să-l alegi pe cel care se potrivește cel mai bine cu nevoile tale.