Ghid pentru project management

Ghidul complet pentru un project management extraordinar

Ai auzit de monday.com, dar încă mai ai nevoie de informații suplimentare care să te ajute să-ți conturezi o idee de ansamblu?

Ei bine, în acest articol vei găsi informații de bază, care să-ți fie un real ajutor în aprofundarea termenilor și conceptelor cheie. Fie că ești lider experimentat sau doar un începător, ghidul de față îți va oferi resursele necesare pentru a deveni un expert în managementul de proiect. Dacă sună bine și ești nerăbdător să afli mai multe, rămâi până la finalul articolului.

Ce este project managementul?

Se spune că ceea ce nu se verifică nu se face. Atunci când vine vorba de task-uri și proiecte, e important ca flow-ul de lucru și progresul să fie înregistrat.

Managementul de proiect sau PM este o abordare esențială pentru planificarea și coordonarea eficientă a proiectelor. Astfel, prin project management te asiguri că toate task-urile sunt gestionate complet de membrii echipei. Un astfel de proces presupune clarificarea obiectivelor, programarea activităților, resurselor și, nu în ultimul rând, monitorizarea progresului. 

Managementul de proiect e important deoarece contribuie la optimizarea eficienței și la minimizarea riscurilor. Prin managementul de proiect:

  • proiectele pot fi gestionate într-un timp mai scurt și cu costuri mai mici,
  • resursele pot fi alocate în mod adecvat, asigurând că fiecare membru al echipei are sarcinile potrivite și resursele necesare pentru a le finaliza,
  • potențialele riscuri pot fi identificate și gestionate într-un mod proactiv. Aceste riscuri pot fi de natură financiară, tehnică sau legate de resurse umane, și pot afecta programul, bugetul sau calitatea proiectului.

Toate aceste părți, împreună, îți oferă siguranța că proiectele sunt în procesul de lucru. Ba chiar, sunt finalizate cu succes. Astfel, clienții tăi sunt mulțumiți și echipa e motivată.

Project managementul este utilizat într-o gamă largă de industrii și domenii, incluzând:

  • construcțiile
  • tehnologiile
  • sănătatea
  • finanțele.

Nu este adresat doar managerilor de proiect. Oricine coordonează un set de activități pentru a atinge un obiectiv poate beneficia de principiile și instrumentele project managementului. Acesta este aplicabil atât în organizațiile mari, cât și în cele mici, cu scopuri non-profit sau comerciale. 

Cele 5 etape cheie ale unui Project Management eficient

În orice proiect, indiferent de cât de mare sau mic este, planificarea și gestionarea corectă sunt esențiale pentru succes. Așadar, îți prezint cinci etape importante ale managementului de proiect, pentru a te ajuta să te dezvolți în această direcție:

  1. Inițierea: Inițierea este momentul în care obiectivele proiectului. Pentru a te asigura că demarezii cu dreptul, poți să te ghidezi după următoarele întrebări: Ce obiective dorești să atingi cu acest proiect? Ce resurse ai nevoie pentru a începe? Cum vei utiliza bugetul inițial? În esență, trebuie să te asiguri că ai o viziune clară și că te-ai asigurat că ai tot ce îți trebuie pentru a începe.
  2. Planificarea. În această etapă, e ca și cum ai face un plan detaliat pentru o călătorie. Trebuie să te asiguri că știi unde mergi, cu cine, de ce resurse ai nevoie și când trebuie să ajungi la destinație. Iată care sunt cei mai importanți pași ai procesului de planificare în managementul de proiect:
    • Definirea obiectivelor proiectului
    • Identificarea resurselor necesare
    • Stabilirea termenelor
    • Crearea unei structuri de dezvoltare a proiectului
    • Alocarea resurselor și responsabilităților
    • Dezvoltarea planului de comunicare
    • Aprobarea și finalizarea planului
  3. Execuția: Execuția presupune punerea în practică a planului pe care l-ai dezvoltat în etapa de planificare. Este momentul acțiunii și al construirii proiectului propriu-zis. Trebuie să te asiguri că toate resursele sunt disponibile și că membrii echipei sunt pregătiți să înceapă lucrul.
  4. Monitorizarea: În această etapă, monitorizarea constantă a progresului este importantă. Trebuie să urmărești dacă totul merge conform planului și să faci orice ajustări necesare pentru a rămâne pe direcția corectă. Aceasta implică întrebări precum: Ce indicatori de performanță trebuie monitorizați? Cum se compară progresul real cu planul inițial?
  5. Închiderea: Etapa finală presupune finalizarea tuturor activităților și predarea produsului final. Această etapă este similară cu momentul în care ajungi la destinație și trebuie să te asiguri că totul este în regulă înainte de a pleca. Aici trebuie să acorzi atenție detaliilor, să finalizezi documentația și să tragi învățăminte din întregul proces.

Așadar, cu aceste cinci etape, vei deveni un expert care va ști exact cum, când și cât să se organizeze, pentru finalizarea proiectului.

4 tipuri de project management

Managementul de proiect implică mai multe abordări diferite, fiecare aducând un plus echipei. Iată câteva dintre tipurile de management de proiect care te vor ajuta:

  1. Tradițional: Acest tip de management de proiect implică o abordare secvențială și bine planificată a proiectelor. În acest caz, întregul proiect este planificat în detaliu de la început și până la sfârșit, înainte de a trece la implementare. Este adesea folosit în proiectele cu cerințe stabile, bine definite și care nu necesită ajustări frecvente pe parcurs. Tipul tradițional presupune o abordare liniară a proiectelor. Ele sunt împărțite pe etape ce trebuie finalizate într-o ordine clară. Cu alte cuvinte, nu poți trece la etapa doi până când etapa unu nu este încheiată.
  2. Agil: Abordarea agilă este caracterizată de adaptabilitatea sa la feedback și se potrivește ideal pentru dezvoltarea software. Proiectul este împărțit în acțiuni scurte, de obicei de 1-4 săptămâni, ce pot fi adaptate în funcție de priorități. La finalul acestei acțiuni, această parte a proiectului este livrată. Astfel, cerințele sau prioritățile proiectului se pot modifica în mod constant.
  3. Lean: Lean este o metodologie de management care se concentrează pe creșterea eficienței în procesele de lucru. Unul dintre principalele obiective ale acestui tip este să identifice și să elimine tot ceea ce nu adaugă valoare în proces. Risipa poate însemna timp sau resurse de orice fel.
  4. Matricial: este o metodologie de gestionare a proiectelor în care echipa de proiect este compusă din membri de la diferite departamente sau linii de management. De regulă, membrii păstrează în continuare legătura cu departamentul lor de origine, ceea ce le permite să partajeze cunoștințe și resurse între proiecte.

Cu aceste patru tipuri de management de proiect exemplificate, vei putea să-l alegi pe cel care se potrivește cel mai bine cu nevoile tale.

Ține cont de faptul că nu există un singur tip de management potrivit pentru toate situațiile, așa că poți opta să combini aceste abordări în funcție de detaliile fiecărui proiect.

8 sfaturi pentru un project management eficient 

În dezvoltarea abilităților de management de proiect, este important să acorzi atenție și să aplici strategii eficiente. Iată opt sfaturi valoroase care pot face diferența:

  1. Comunicarea deschisă: Pentru a evita neînțelegerile sau confuziile, e important să vorbiți deschis și clar. Cu ajutorul lui monday.com, poți centraliza comunicarea și actualizările proiectului într-un singur loc, facilitând astfel dialogul clar și deschis între membrii echipei.
  2. Obiective clare și măsurabile: Stabilește-ți obiectivele pe înțelesul tuturor, astfel încât fiecare să știe ce are de făcut în mod clar. Platforma monday.com îți permite să stabilești obiective specifice și să urmărești progresul fiecărui task, asigurându-te că toată lumea înțelege și contribuie la îndeplinirea acestora.
  3. Utilizarea tehnologiei potrivite: Alege instrumentele și software-ul care îți va face viața mai ușoară în gestionarea proiectului. Nu te complica cu lucruri pe care nici tu nu le înțelegi. monday.com ca instrument de gestionare a proiectului îți oferă acces la o gamă variată de funcționalități ușor de utilizat, fără a necesita cunoștințe tehnice avansate.
  4. Planificare și estimare cu grijă: Stabilește un plan și analizează bine resursele de care ai nevoie. În acest fel, vei evita toate acele surprize neplăcute. Folosind platforma monday.com, poți crea planuri de proiect detaliate și poți evalua resursele necesare pentru fiecare task, astfel încât să eviți suprasolicitarea acestora.
  5. Monitorizare constantă: Urmărește și evaluează periodic progresul proiectului pentru a rămâne pe drumul corect. Cu ajutorul funcționalităților de monitorizare a progresului în timp real, vei ști mereu stadiul fiecărui task și poți interveni rapid în cazul întârzierilor sau problemelor.
  6. Anticiparea riscurilor: Identifică ce ar putea merge greșit și gândește-te la câteva planuri de rezervă pentru orice situație neprevăzută. Practic, gândește cu 2 pași în față. Folosind platforma monday.com, poți identifica și gestiona riscurile proiectului, urmărind sarcinile urgente și stabilind planuri de acțiune în cazul apariției unor probleme.
  7. Asigurarea resurselor necesare: Identifică dacă echipa are toate abilitățile și resursele esențiale de care are nevoie pentru a duce proiectul la bun sfârșit. Prin resurse, poate fi vorba de timp, informații, ghiduri, tool-uri sau aplicații.
  8. Învățare continuă: Analizează mereu experiența și găsește modalități de-a face lucrurile mai bine pentru a-ți dezvolta abilitățile de gestionare a proiectului. Prin analiza datelor și rapoartelor generate de monday.com, poți identifica punctele slabe ale gestionării proiectului și să găsești modalități de a îmbunătăți procesele pe viitor.

Care sunt cei 6 pași pentru a profita de software-ul de project management?

În lumea proiectelor complicate pe care mai mult ca sigur le ai, alegerea unui program de management bun este foarte importantă.

De aceea, ți-am pregătit 6 pași simpli care te vor ajuta să profiți de instrumentul pe care-l vei alege:

  1. Documentarea proiectului. Începe prin a scrie tot ceea ce știi despre proiectul alocat, ca și cum ai scrie o listă cu regulile unui joc. În felul acesta, toată lumea va ști la ce să se aștepte. Așadar, e important să faci un research înainte de toate. O structură corectă de documentare trebuie să conțină:
    • Prezentarea proiectului
    • Scopul proiectului
    • Obiectivele SMART
    • Planul complet de desfășurare
    • Resursele necesare și gestionarea lor
    • Raportarea progresului și rezultatelor.
  2. Planul de proiect la nivel înalt. Dezvoltă o imagine de ansamblu vizuală a obiectivelor și a rezultatelor proiectului într-un timp stabilit. Planul de proiect trebuie să conțină desfășurarea detaliată a proiectului, responsabilitățile părților implicate, dar și termenele limită stabilite. De exemplu, multe planuri de proiect pornesc de la un obiectiv mare pe care îl separă în alte obiective mai mici. Astfel, progresul este mai ușor de înregistrat și verificat.
  3. Personalizează fluxul de lucru. După ce ai planul de ansamblu trebuie să iei în considerare pașii mici pe care îi vei face pentru finalizarea proiectului. În acest caz, este vorba despre obiectivele stabilite din cel principal și cum poți identifica un workflow care să ajute echipa să îndeplinească obiectivul.
  4. Încurajează responsabilitatea. Deși, poate părea un lucru dificil pentru mulți manageri, e important să spui fiecăruia ce trebuie să facă. Împarte sarcinile și spune-le clar ce au de făcut, fără să existe dubii sau lucruri pe care trebuie să le înțeleagă de la sine. Asta va ajuta mult în a lucra mult mai bine ca echipă.
  5. Afișează informațiile importante într-un singur loc. O platformă de management de proiect de calitate ar trebui să ofere opțiuni de personalizare a tablourilor de bord, pentru ca informațiile să fie mult mai accesibile. Dacă ești genul de persoană care are multe task-uri, acest aspect ar trebui să se îmbunătășească odată cu platforma potrivită. De exemplu, în monday.com poți vedea task-urile pe care trebuie să le îndeplinești în ce mod dorești. În funcție de termen limită, proiect sau status.
  6. Fă lucrurile mult mai ușoare. Uneori, ne place să ne complicăm doar din lipsa unei discipline bine definite. Gândește-te la un software ca și cum ai avea un robot care să facă anumite lucruri pentru tine, ca să nu mai pierzi timp cu treburi care devin plictisitoare. Un real ajutor pot fi automatizările. Astfel, nu va mai fi nevoie să trimiți manual mailuri, să atribui task-uri, să informezi despre statusul proiectelor. Toată echipa are un overview clar, în timp real.

Urmează acești pași simpli și vei face ca proiectele tale să pară mult mai distractive și mai ușor de făcut.

Alegerea potrivită: Utilizează monday.com pentru project management 

Dacă vrei să faci ca proiectele tale să meargă mult mai ușor, alegerea unui soft bun pentru management este esențială. Un astfel de program este monday.com. Îl poți asocia cu un asistent virtual angajat care să te ajute cu proiectele tale.

Ce face monday.com ca să fie atât de special? E simplu și poți să-l personalizezi exact așa cum vrei tu. Cu monday.com, poți să vezi progresul proiectului, să ai la vedere termenele limită și să lucrezi cu colegii tăi cu ușurință. În plus, poți să-l încerci gratuit timp de 14 zile, în varianta full, cu toate opțiunile disponibile.

Colaborarea eficientă cu colegii tăi presupune optimizarea proceselor și resurselor pentru a obține rezultate mai bune într-un timp mai scurt. Platforma monday.com facilitează acest proces prin oferirea unei viziuni centralizate a sarcinilor și proiectelor, eliminând confuzia și neclaritatea. De asemenea, permite stabilirea clară a responsabilităților, reducând riscul de suprapunere sau neglijare a sarcinilor. Funcțiile automate și notificările ajută la gestionarea proceselor repetitive și la menținerea echipei la curent cu modificările sau termenele limită. Astfel, eficientizarea colaborării cu colegii devine mai ușoară și mai eficace, cu rezultate mai bune în final.

Cu monday.com, faci ca managementul proiectelor să pară o joacă.

Workflow-urile Canva, eficientizate cu monday.com

Canva este o platformă digitală pentru crearea de conținut vizual. Oferind o gamă variată de template-uri, Canva a devenit un partener de încredere pentru 100 de milioane de utilizatori lunar.

Canva a înregistrat o creștere mare într-un timp scurt, iar workflow-ul nu era pus la punct. Cea mai mare provocare era volumul de muncă în raportul cu timpul disponibil.

La început, Canva:

  • se confrunta cu o creștere rapidă și cu un volum mare de cerințe pe design,
  • avea nevoie de o gestionare eficientă a solicitărilor,
  • se confrunta cu lipsa de comunicare, din cauza faptului că nu toți angajații lucrau de la același birou,
  • nu îndeplinea cerințele în timp util, pentru că echipa pierdea timp în găsirea datelor manual,
  • avea tot mai multe cerințe de a produce mai multe template-uri de design.

Astfel, monday.com a ajutat Canva să facă o serie de modificări care să includă:

  1. Automatizarea unor formulare de cerere pentru design care eliminau munca manuală: Aceste formulare au rolul de a centraliza automat cerințele și mențiunile clienților.
  2. Integrarea Slack pentru a trimite notificări: Fiecare pas al proiectului era anunțat către echipe pentru a spori transparența și a eficientiza comunicarea.
  3. Sincronizarea unor boarduri de lucru care să ofere transparență workflow-ului: Prin sincronizarea boardului intern al echipei cu unul extern dedicat clienților, Canva a eficientizat comunicarea cu clienții și a sporit transparența.

Prin implementarea monday.com și automatizarea proceselor, Canva a reușit:

  • să reducă numărul de pași de lucru de la 9 la 5 pași,
  • să scurteze cu 139 de minute timpul de înregistrare a cererilor,
  • să scurteze cu 224 de minute timpul alocat pentru verificarea statusului proiectelor,
  • să tripleze producția de creative ajungând la 60.000,
  • să crească echipa de producție cu 522% ajungând de la 9 la 56 de marketeri,
  • să reducă timpul de producție cu 40% automatizând aproximativ 650 de acțiuni manuale repetitive.

Câteva dintre templates folosite de Canva în monday.com:

  • Project Portfolio Management Template
  • The Workload view and widget Template

În esență, monday.com a fost un ajutor și un partener pentru Canva, ajutând la eficientizarea proceselor de design și totodată, gestionarea cu succes a creșterii și a schimbărilor dinamice.

Creșterea rapidă și schimbările constante care s-au făcut și încă se fac pe platforma Canva, se fac datorită colaborării pe care aceștia o au cu monday.com. Folosind monday.com, Canva a automatizat procesele operaționale, eliminând munca manuală.

Viitorul project management-ului: trend-uri cheie de urmărit

Schimbările mari din domeniul managementului de proiect conturează tendințele viitoare. Un lucru important de urmărit este cum tehnologiile, precum inteligența artificială (AI) vor influența modul în care lucrăm. Practic, AI-ul ne va ajuta să facem sarcinile repetitive și să găsim informațiile mult mai ușor.

Cu toate astea, iată câteva lucruri esențiale pe care ar trebui să le știi despre viitorul managementului de proiect:

  1. Abilități AI și EI. Oamenii care lucrează în managementul de proiect vor trebui să învețe despre AI și EI. Inteligența artificială este un tool pentru care e nevoie să dezvolți abilități de comunicare. AI nevoie să știi ce să îi ceri AI-ului pentru a te asigura că te ajută. Dacă nu ai încercat până acum, AI-ul poate să te ajute cu informații mult mai rapid sau să îți ofere idei. În schimb, EI se referă la inteligența ta emoțională. Cu cât ea este mai dezvoltată, cu atât îți este mai ușor să iei decizii echilibrate și să relaționezi mai bine cu echipa ta.
  2. Abordări personalizate sau hibride. O singură metodologie de management de proiect nu mai este suficientă. Așa că vei vedea mai multe abordări personalizate sau combinate pentru a se potrivi cu proiectele și echipele tale. Dacă până acum managementul liniar a funcționat, e posibil ca pentru alte proiecte să fie nevoie să adopți tipul agil. Asigură-te întotdeauna că echipa este informată și înțelege cum se vor desfășura lucrurile în noul proces.
  3. Echipe diverse. Oamenii din echipe vor fi tot mai diferiți, cu abilități și experiențe variate. Asta înseamnă că va trebui să înveți să lucrezi împreună cu oameni diferiți și bineînțeles cu toate tehnologiile noi care vor urma să apară. E important să cunoști oamenii din echipă și să știi care sunt valorile, prioritățile și abilitățile fiecăruia.

Aceste tendințe arată faptul că viitorul managementului de proiect va fi plin de schimbări. Cu pregătirea și adaptabilitatea necesară, vei reuși să te descurci cu ușurință.

Creșterea productivității echipei tale 

Pentru a avea o echipă super productivă și faină în managementul proiectelor, iată câteva sfaturi pentru tine:

  1. Valorifică talentele interne. Alege acei oameni din echipa ta actuală care au potențial și dorință de creștere. Dacă identifici că sunt membri ai echipei care pot contribui în alte arii ale proiectelor, oferă-le oportunitatea de a crește.
  2. Alege un manager de proiect potrivit. Alege pe cineva care se pricepe să conducă echipa, care să știe să comunice și care să aibă cunoștințe solide în domeniul proiectului. Asigură-te că rolul și responsabilitățile lui sunt clare și bine definite, pentru a evita orice discutii. Un proiect de succes începe cu un lider orientat către obiective și oameni. Nu e suficient ca managerul să verifice progresul, ci să se implice activ, să identifice oportunități sau pericole și să se asigure că echipa este motivată.
  3. Încurajează colaborarea și asumarea responsabilităților. E important ca fiecare să știe ce are de făcut în mod clar, iar apoi să își asume ce are de făcut. Imaginează-ți cum ar fi să dai responsabilități mărețe cuiva care e la început în proiect și nu știe ce are de făcut.

În schimb, poți face următoarele lucruri:

  • Stabilești așteptări clare: Fii clar în privința așteptărilor tale cu privire la rolurile și responsabilitățile fiecărui membru al echipei. Când oamenii știu exact ce li se cere, sunt mai predispuși să-și asume responsabilități.
  • Delegi responsabilități: Oferă oportunități membrilor echipei de a prelua conducerea asupra anumitor sarcini sau proiecte. Delegarea este o modalitate puternică de a dezvolta responsabilitatea și încrederea.
  • Ești un model de responsabilitate: Ca manager, trebuie să dai exemplu. Fii punctual, îndeplinește-ți propriile sarcini în mod eficient și demonstrează responsabilitatea în toate acțiunile tale.
  • Acorzi autonomie: Oferă membrilor echipei autonomie în luarea deciziilor legate de sarcinile lor. Permite-le să își folosească creativitatea și să găsească soluții la problemele pe care le întâmpină.
  • Recunoști eforturile și realizările: Recunoașterea și aprecierea publică a eforturilor și realizărilor individuale sunt puternice în stimularea responsabilității. Când oamenii simt că munca lor este apreciată, sunt mai motivați să continue să se implice.
  • Comunici deschis: Menține o comunicare deschisă și sinceră cu membrii echipei. Încurajează-i să împărtășească gândurile, preocupările și sugestiile lor. Oamenii se simt mai responsabili când se simt auziți și implicați în procesul decizional.
  • Oferi feedback constructiv: Oferă feedback regulat și constructiv cu privire la performanța membrilor echipei. Identifică punctele tari și punctele slabe și oferă îndrumare pentru îmbunătățire.
  • Promovezi dezvoltarea personală: Oferă oportunități de învățare și dezvoltare pentru membrii echipei. Cu cât investești în oameni, cu atât ei investesc în a îndeplini obiective.
  • Ești flexibil: Înțelege că oamenii pot comite greșeli. Fii deschis la a le oferi oportunitatea să învețe din aceste greșeli și să crească în responsabilitate.

Cu aceste sfaturi, vei putea avea o echipă de succes care își va face treaba cu drag.

Crearea workflow-ului cu ajutorul monday.com

Pentru a-ți ușura munca în gestionarea proiectelor, iată cum poți crea fluxuri de lucru eficiente cu ajutorul platformei monday.com:

  1. Simplificarea proceselor. Vei putea fi mult mai ordonat și eficient, iar procesele vor fi mult mai simple atât pentru tine, cât și pentru echipă. Câștigi mai mult timp și ești mai eficient atunci când nu trebuie să faci tu manual task-uri ce pot fi automatizate. În timp real, toată echipa e la curent cu statusul unui task.
  2. Organizare mai eficientă. monday.com te va ajuta să fii mai organizat. Practic, vei beneficia de un organizator virtual care îți pune totul într-un singur loc. Toate lucrurile care sunt importante pentru buna desfășurare a proiectului sunt într-un singur loc. Task-urile, resursele și bugetele. Ai overview asupra proiectului pentru a putea lua decizii importante cât mai eficace.
  3. Colaborare mai bună cu echipa ta. Poți lucra mai bine cu echipa ta, task-urile fiind foarte clare și bine definite. Dacă tipul de management este unul liniar, nu mai e cazul să anunți un departament că un alt departament a încheiat task-ul. Toată lumea vede clar care e progresul și astfel, munca e mai eficientă. Fără timp mort sau întârzieri nejustificate.

Descoperă cum monday.com poate fi soluția pentru a face managementul proiectelor mult mai ușor și mai eficient. Cu el, în mod practic, vei reuși să aduci claritate și eficiență în munca de zi cu zi.

Testează monday.com în varianta completă GRATUIT timp de 14 zile și bucură-te de un project management eficient!